Regulamin usługi

1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

• Relup / Usługa - aplikacja webowa/PWA dostępna pod adresem app.relup.app, wraz ze stroną informacyjną relup.app oraz API api.relup.app.
• Operator - podmiot świadczący usługę, opisany w sekcji Operator.
• Klient - przedsiębiorca, który zawiera z Operatorem umowę o świadczenie usługi (zwykle firma serwisowa lub instalacyjna).
• Użytkownik - osoba fizyczna posiadająca konto w aplikacji (np. właściciel firmy, pracownik Klienta, administrator systemu Relup).
• Klient końcowy - osoba fizyczna lub podmiot, którego dane są wprowadzane do systemu przez Klienta (np. właściciel urządzenia obsługiwanego przez Klienta).
• Treści Klienta - dane i pliki wprowadzone do Usługi przez Klienta lub jego pracowników (klienci, urządzenia, protokoły, zdjęcia itp.).
• Regulamin - niniejszy dokument.
• Polityka prywatności - dokument dostępny pod adresem /privacy/.
• DPA - umowa powierzenia przetwarzania danych, dostępna pod adresem /dpa/.

2. Operator usługi

Usługę Relup świadczy:

3. Charakter usługi

Relup jest usługą typu SaaS (Software as a Service) udostępnianą zdalnie, bez konieczności instalacji po stronie Klienta poza standardową przeglądarką internetową. Aplikacja jest dystrybuowana w modelu PWA, co umożliwia jej instalację jako aplikację na urządzeniu mobilnym i ograniczoną pracę w trybie offline.

Usługa jest przeznaczona do wspierania pracy serwisowej i instalacyjnej w zakresie obsługi urządzeń technicznych (np. urządzeń HVAC, kotłów, klimatyzacji, pomp ciepła) i nie zastępuje wiedzy zawodowej serwisanta.

4. Konto i rejestracja

Aby korzystać z Usługi, Klient (lub osoba przez niego upoważniona) zakłada konto poprzez formularz rejestracji, akceptując niniejszy Regulamin oraz Politykę prywatności. Akceptacja oznacza zawarcie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną pomiędzy Klientem a Operatorem.

Klient zapewnia, że:

• jest przedsiębiorcą (osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej);
• osoba zakładająca konto jest umocowana do reprezentowania Klienta;
• podane przy rejestracji dane są prawdziwe, aktualne i kompletne.

Operator może w razie potrzeby zażądać dokumentu potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej lub umocowanie do reprezentacji, w szczególności jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie nadużycia.

5. Użytkownicy firmy / pracownicy

W ramach jednego konta Klienta (firmy) może działać wielu pracowników. Klient zaprasza pracowników poprzez wygenerowany w panelu firmy kod zaproszenia lub e-mail z linkiem rejestracji.

Klient ponosi pełną odpowiedzialność za:

• wybór osób uprawnionych do korzystania z Usługi w jego imieniu,
• nadawanie i odbieranie ról oraz uprawnień,
• działania i zaniechania swoich pracowników w aplikacji,
• zachowanie poufności haseł i danych logowania.

Operator może czasowo zablokować dostęp pracownika, w odniesieniu do którego stwierdzono naruszenie regulaminu lub bezpieczeństwa konta, informując o tym Klienta.

6. Obowiązki użytkownika

Korzystając z Usługi, Klient i jego pracownicy zobowiązują się do:

• korzystania z aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującym prawem,
• niewprowadzania treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub dobre obyczaje,
• nieingerowania w działanie aplikacji, w tym nie podejmowania prób uzyskania nieautoryzowanego dostępu, ominięcia mechanizmów bezpieczeństwa, sabotażu lub nadmiernego obciążania infrastruktury,
• nieudostępniania kont osobom trzecim, niebędącym uprawnionymi użytkownikami,
• przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO i postanowieniami DPA.

7. Dane wprowadzane do systemu

Klient odpowiada za zgodność z prawem wprowadzanych do aplikacji danych, w szczególności danych osobowych klientów końcowych. Klient zapewnia, że posiada podstawę prawną do przetwarzania takich danych oraz spełnia obowiązki informacyjne wobec klientów końcowych zgodnie z RODO.

Operator nie sprawuje kontroli merytorycznej nad treścią danych wprowadzanych przez Klienta i nie weryfikuje ich poprawności. W zakresie danych osobowych klientów końcowych Operator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) zgodnie z DPA.

Klient powinien wprowadzać do systemu wyłącznie dane niezbędne do realizacji czynności serwisowych. Zaleca się unikanie umieszczania w polach tekstowych (notatki, opisy) szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 RODO, chyba że jest to bezwzględnie konieczne i istnieje ku temu odrębna podstawa prawna.

8. Powiadomienia (e-mail, SMS, push)

Relup może udostępniać funkcjonalność wysyłania powiadomień operacyjnych w kanałach e-mail, SMS oraz push (dla uwierzytelnionych użytkowników aplikacji). Klient decyduje w panelu firmy, które kanały i zdarzenia są włączone, w zakresie dostępnych ustawień i uprawnień.

Powiadomienia SMS do klientów końcowych mają charakter organizacyjny/transakcyjny (np. potwierdzenie wizyty, przypomnienie, zmiana lub anulowanie terminu, przypomnienie o zbliżającym się sugerowanym przeglądzie) i nie służą do marketingu, newsletterów ani promocji. Relup nie zapewnia mechanizmów zgody marketingowej na SMS w ramach Usługi.

Klient ponosi odpowiedzialność za poprawność danych kontaktowych wprowadzonych do systemu (w tym numerów telefonów) oraz za posiadanie właściwej podstawy prawnej do kontaktu operacyjnego ze swoimi klientami końcowymi. Operator dostarcza wyłącznie infrastrukturę techniczną wysyłki na polecenie Klienta.

Operator nie gwarantuje doręczenia każdej wiadomości. Skuteczność wysyłki zależy m.in. od poprawności adresu e-mail lub numeru telefonu, dostępności dostawców zewnętrznych (poczta, SMS, infrastruktura push przeglądarek) oraz operatorów telekomunikacyjnych. SMS i e-mail nie stanowią wyłącznego kanału komunikacji - Klient powinien utrzymywać własne procedury kontaktu z klientami końcowymi zgodnie z prawem i własną działalnością.

9. Dostępność usługi i prace techniczne

Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły i nieprzerwany. Nie udzielamy jednak gwarancji umownego poziomu dostępności (SLA) na obecnym etapie świadczenia Usługi.

Operator zastrzega prawo do prowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji oraz prac związanych z bezpieczeństwem, w trakcie których dostępność Usługi może być czasowo ograniczona. Prace planowane będą w miarę możliwości przeprowadzane poza standardowymi godzinami pracy firm serwisowych. O dłuższych przerwach Operator poinformuje z odpowiednim wyprzedzeniem.

Usługa jest świadczona w trybie online; ograniczony tryb offline (PWA) dostępny jest dla wybranych funkcji, w zakresie technicznie przewidzianym przez aplikację.

10. Ograniczenia odpowiedzialności

Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa:

• Operator odpowiada za szkody wyrządzone Klientowi wyłącznie w zakresie winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa,
• Operator nie odpowiada za szkody wynikłe z nieprawidłowości lub niekompletności danych wprowadzonych przez Klienta lub jego pracowników,
• Operator nie odpowiada za skutki decyzji serwisowych podjętych w oparciu o dane z aplikacji - odpowiedzialność za jakość świadczonej usługi serwisowej spoczywa na Kliencie,
• Operator nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści ani utratę reputacji,
• całkowita odpowiedzialność Operatora w okresie obowiązywania umowy jest ograniczona do sumy opłat uiszczonych przez Klienta na rzecz Operatora w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkody (a w okresie nieodpłatnym lub pilotażowym do równowartości 1000 zł).

Operator nie odpowiada za działanie usług dostawców zewnętrznych (np. dostawców e-mail, dostawcy SMS, dostawcy DNS, dostawcy hostingu) poza zakresem wynikającym z umów z tymi dostawcami.

11. Wczesny dostęp i rozwój usługi

Relup może być udostępniany wybranym Klientom w ramach wczesnego dostępu, testów lub pilotażu. W takich przypadkach:

• funkcje aplikacji mogą podlegać częstym zmianom,
• mogą występować ograniczenia w SLA, dostępności i zakresie funkcjonalnym,
• Operator może zakończyć pilotaż z zachowaniem sensownego terminu na eksport danych,
• warunki cenowe mogą się różnić od publicznego cennika, jeżeli uzgodniono indywidualnie.

Publiczny cennik pakietów opisany w sekcji Płatności i subskrypcje stanowi aktualną informację handlową dla standardowej oferty. Operator stosuje wymagane przez prawo środki ochrony danych osobowych opisane w Polityce prywatności.

12. Płatności i subskrypcje

12.1. Pakiety płatne

Relup oferuje płatne pakiety subskrypcyjne dla firm serwisowych, w szczególności pakiety Start, Serwis i Zespół. Aktualne ceny, limity użytkowników, limity jednostek SMS oraz opisy funkcji są publikowane w sekcji cennika na stronie relup.app i stanowią część informacji handlowych.

Pakiety mogą być rozliczane w cyklach miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. Wybrany cykl i cena są prezentowane przed zapisaniem wyboru pakietu w aplikacji.

12.2. Okres próbny

Nowe firmy mogą - jeżeli rejestracja publiczna i samoobsługowy okres próbny są włączone - rozpocząć 14-dniowy bezpłatny okres próbny wybranego pakietu. Szczegóły okresu próbnego są prezentowane na stronie cennika i w aplikacji.

• okres próbny nie wymaga podania karty płatniczej w standardowej ścieżce rejestracji,
• pełny limit płatnych jednostek SMS może nie być dostępny w okresie próbnym,
• kontynuacja korzystania po okresie próbnym wymaga wyboru i opłacenia płatnego pakietu zgodnie z aktualnym cennikiem.

12.3. Zasady płatności

Dostęp do płatnego pakietu jest uzależniony od wybranego pakietu i okresu rozliczeniowego. Przed płatnością Klient może otrzymać proformę lub inne informacje do płatności.

Płatności mogą być realizowane m.in. przelewem bankowym oraz - jeżeli są włączone - za pośrednictwem operatora płatności online, w tym Przelewy24. Dokumenty sprzedażowe mogą być wystawiane i wysyłane za pośrednictwem systemu Fakturownia.

Aktywacja lub zmiana płatnego pakietu następuje po potwierdzeniu płatności, o ile w aplikacji nie wskazano inaczej dla konkretnej operacji. W przypadku zmian zaplanowanych od kolejnego okresu rozliczeniowego nowy wariant może obowiązywać od następnego okresu, nawet jeśli płatność zostanie zaksięgowana wcześniej.

Ceny podawane są w PLN. Operator korzysta obecnie ze zwolnienia z VAT - do cen nie dolicza się podatku VAT. Po zmianie statusu podatkowego Operatora zasady mogą zostać zaktualizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i aktualnym cennikiem.

12.4. Proforma i faktura

Proforma ma charakter dokumentu przedpłacowego i nie jest ostatecznym dokumentem księgowym sprzedaży. Po zaksięgowaniu płatności Operator może wystawić właściwy dokument sprzedaży (fakturę), zgodnie z obowiązującymi przepisami i aktualnym statusem podatkowym.

Przy obecnym zwolnieniu z VAT dokumenty mogą wykazywać stawkę zw oraz kwotę VAT równą 0.

12.5. Brak płatności i zawieszenie

W przypadku braku opłacenia płatnego pakietu po upływie terminu płatności Operator może ograniczyć lub zawiesić dostęp do funkcji objętych płatną subskrypcją, po uprzednim poinformowaniu Klienta, jeżeli jest to możliwe.

13. Świadczenie usługi

Relup jest świadczony drogą elektroniczną jako aplikacja webowa / PWA.

13.1. Termin udzielenia dostępu do usługi cyfrowej

Dostęp do usługi cyfrowej Relup w ramach okresu próbnego jest udzielany niezwłocznie po utworzeniu konta i uruchomieniu okresu próbnego w aplikacji, o ile taka opcja jest dostępna, nie później niż w terminie 15 minut od spełnienia tych warunków.

Dostęp do płatnego pakietu Relup jest udzielany po potwierdzeniu płatności, nie później niż w terminie 24 godzin od potwierdzenia płatności przez operatora płatności albo zespół Relup.

W przypadku zmian zaplanowanych od kolejnego okresu rozliczeniowego dostęp do nowego pakietu jest udzielany od początku kolejnego okresu, zgodnie z informacją pokazaną użytkownikowi w aplikacji przed złożeniem zamówienia, nie później niż w terminie 24 godzin od rozpoczęcia tego okresu, o ile wymagane warunki płatności lub aktywacji zostały spełnione.

Dostępność Usługi zależy m.in. od hostingu, sieci, przeglądarki, urządzenia Klienta oraz ewentualnych prac technicznych opisanych w sekcji Dostępność usługi.

14. Odstąpienie od umowy

Usługa Relup jest przeznaczona przede wszystkim dla przedsiębiorców (klientów B2B). W zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość konsumentowi lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta, Klient może z niego skorzystać zgodnie z właściwymi przepisami.

W przypadku usług cyfrowych świadczonych drogą elektroniczną, jeżeli Klient wyraźnie zażąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem terminu na odstąpienie i przyjmie do wiadomości, że może to ograniczyć prawo odstąpienia zgodnie z przepisami, prawo to może być ograniczone w ustawowym zakresie.

Zgłoszenia dotyczące odstąpienia, reklamacji lub pytań dotyczących płatności można kierować na adres [email protected].

15. Własność danych

Treści Klienta pozostają własnością Klienta. Operator nie nabywa praw do danych wprowadzanych przez Klienta lub jego pracowników, poza ograniczonym zakresem koniecznym do świadczenia Usługi (np. przechowywanie, wyświetlanie, wysyłka).

Operator zachowuje wszelkie prawa do oprogramowania Relup, w tym prawa autorskie do kodu, interfejsu, oznaczeń, treści marketingowych i dokumentacji. Klient otrzymuje wyłącznie niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z aplikacji w okresie obowiązywania umowy.

Klient może w każdym czasie zażądać eksportu danych - szczegóły opisuje Polityka prywatności i DPA. W pierwszej wersji aplikacji eksport może być realizowany na zgłoszenie do [email protected].

16. Zakończenie korzystania

Klient może w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Usługi poprzez zgłoszenie wysłane na [email protected] lub poprzez wbudowane w aplikacji mechanizmy (jeżeli zostały udostępnione).

Operator może wypowiedzieć umowę z Klientem z ważnych powodów, w szczególności w przypadku:

• rażącego naruszenia Regulaminu lub DPA,
• działania na szkodę Operatora lub innych użytkowników,
• uzasadnionego podejrzenia wykorzystywania Usługi do działalności niezgodnej z prawem,
• długotrwałego braku płatności za płatny pakiet.

Po zakończeniu umowy Operator zapewnia okres 30 dni na eksport danych przez Klienta, po którym dane zostają usunięte lub zanonimizowane zgodnie z polityką retencji opisaną w Polityce prywatności oraz DPA.

17. Reklamacje i kontakt

Reklamacje, uwagi i pytania dotyczące Usługi można kierować na adres [email protected] lub telefonicznie pod numerem 512 270 481. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania.

W kontakcie warto podać:

• adres e-mail konta lub nazwę firmy,
• opis sytuacji i oczekiwanego rozwiązania,
• w miarę możliwości - zrzut ekranu lub identyfikator wizyty/protokołu/urządzenia.

18. Zmiany regulaminu

Operator może zmieniać Regulamin z ważnych przyczyn (np. zmiany prawa, zmiany funkcjonalności, zmiany dostawców infrastruktury, względy bezpieczeństwa). O zmianach Klient zostanie powiadomiony z odpowiednim wyprzedzeniem - za pośrednictwem aplikacji lub e-mailem na adres podany w koncie.

Brak akceptacji zmian uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

19. Prawo właściwe i jurysdykcja

Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Kodeksu cywilnego oraz przepisy RODO.

Wszelkie spory wynikające z Regulaminu lub korzystania z Usługi strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora.